Google Docs | Cos’è e come funziona
Una delle caratteristiche che contraddistingue gli utenti della società odierna è senza dubbio quella di essere iper-connessi. Le persone possono ad esempio svolgere a distanza molteplici attività che solo fino a qualche anno fa richiedevano la presenza fisica come ad esempio la partecipazioni a riunioni, corsi di aggiornamento e persino colloqui di lavoro. Termini come “telelavoro“, “Skype call“, “documenti condivisi” sono entrati ormai nel linguaggio comune.
Oggi vogliamo approfondire una suite nata per condividere con colleghi, compagni ed amici i propri documenti in modo facile e veloce. Siamo parlando di Google Docs. Nessun download di software. Nessun pagamento Nessun browser o computer specifico necessario.
Cos’è Google Docs?
Se dovessimo riassumere in poche parole questo prodotto diremmo che Docs è un insieme di programmi gratuiti di Google multipiattaforma nati nel 2012 e pensati per la condivisione di documenti con terze persone. Google Docs si trova all’interno di un altro prodotto di “Big G” ovvero Google Drive. Questi i principali elementi che compongono la suite:
- Documents (documenti). È il programma per la videoscrittura, tanto per intenderci la versione Google di Microsoft Word
- Spreadsheets (fogli di lavoro). Se Documents (o documenti in italiano) è il programma che funge da Word Processor, Spreadsheet è un foglio di lavoro con funzionalità molto simili a Microsoft Excel
- Presentations (presentazioni). Non poteva mancare nella suite un programma per creare presentazioni in stile Power Point.
- Forms (moduli). Questa applicazione si differenzia da quelle viste fino ad ora; Forms infatti permette di creare moduli personalizzati ed è molto utile ad esempio per realizzare sondaggi.
Vantaggi di Google Docs
Molti sostengono che Google Docs soppianterà nei prossimi anni la suite Microsoft Office. Ad oggi è ancora prematuro esprimere un giudizio in merito, possiamo però elencare alcuni punti di forza di questi software:
- Funzionamento in ambiente Cloud: questo vuol dire che non necessitano di alcuna installazione in locale; basta un account Gmail ed il gioco è fatto. Il fatto che poi i nostri documenti risiedano in cloud è garanzia del fatto che, anche se un domani il nostro computer dovesse rompersi, abbiamo la certezza di non perdere i nostri lavori. L’unica pecca è che se dovessimo perdere l’accesso alla nostra mail (nel caso ad esempio ci clonino l’account, magari per una password poco sicura) potrebbe risultare difficile il recupero dei file;
- Multipiattaforma: i nostri file sono disponibili su qualsiasi piattaforma: PC Desktop, Notebook, Tablet e Smartphone;
- Gratuità: il fattore economico a nostro avviso non deve mai essere il metro di giudizio principale per valutare la bontà di un prodotto, ma in questo caso potrebbe notevolmente incidere alla lunga;
- Condivisione e collaborazione: questo è sicuramente l’aspetto più innovativo di tutta la suite. Con Google Docs è infatti possibile collaborare con più persone alla stesura di un documento. Possiamo infatti condividere il nostro lavoro con tutte le persone che vogliamo, nonché impostare diversi livelli di autorizzazioni per limitare ciò che possono fare. Possiamo ad esempio scegliere se rendere gli altri partecipanti attivi nella stesura del documento, permettere solamente l’inserimento di commenti, oppure dar loro esclusivamente la possibilità di leggere il contenuto;
- Digitazione vocale: che Google stia investendo parecchio nella tecnologia vocale non è un mistero ed anche in questa suite è inclusa un’apposita funzionalità: è infatti possibile accelerare il processo di scrittura utilizzando la digitazione vocale che si trova in: Strumenti –> Digitazione vocale;
- Modifica offline dei documenti: seppure la suite sia stata concepita per lavorare online, è possibile anche modificare il proprio file in assenza di connessione internet attivando la funzionalità che si trova in: impostazioni –> Modalità offline. Una volta ritornati online il sistema effettuerà la sincronizzazione del documento.
Google Docs quindi è un ottimo strumento soprattutto per chi ha la necessità di lavorare in team e condividere documenti. Sicuramente in futuro ci saranno ulteriori implementazioni di questa suite che piace sempre di più alle aziende e non solo…