Come scegliere un buon software gestionale

A tutti o quasi sarà capitato prima o poi nel doversi imbattere in una piccola o grande ristrutturazione di un’abitazione, di un ufficio o di un negozio. Chi ci è passato sa benissimo che in quel periodo si è costretti a prendere moltissime decisioni: dal tipo di infissi ai sanitari, dal colore delle pareti al tappeto che tanto starebbe bene in quell’ambiente. Vi sono decisioni che possiamo prendere più a cuor leggero (ad esempio la scelta di un complemento di arredo) ed altre invece che vanno maggiormente ponderate perchè potrebbero accompagnarci per gran parte della vita: basta pensare ad esempio alla scelta delle piastrelle.

Se non dobbiamo ristrutturare casa ma dobbiamo sistemare un pò la nostra azienda oppure crearne una nuova (e non stiamo parlando di muri) l’esempio visto poco fa non è poi così tanto distante. Una delle scelte che a nostro avviso è di fondamentale importanza è sicuramente quella del programma che dovrà gestire tutte gli aspetti della nostra attività. In questo articolo cercheremo di dare qualche consiglio su come scegliere un buon software gestionale.

Analizzare le esigenze della propria attività

Uno degli errori maggiormente commessi da chi è alla ricerca di un software gestionale è sicuramente quello di non fare un’analisi delle proprie esigenze, ma partire in quinta contattando tutte le software house della zona, farsi un bel giro su Google, e magari chiedere un consiglio ad amici e parenti.

Non dico che questo comportamento sia sbagliato a priori; esistono svariati programmi gestionali realizzati egregiamente e con tantissime funzionalità. Il problema è un altro: prima di andare alla ricerca di qualcosa dobbiamo cercare di capire veramente di cosa abbiamo bisogno per evitare di buttare via inutilmente tempo e soldi. In questi anni ci siamo imbattuti spesso in richieste molto similari tra di loro: ci contatta un’azienda dicendo di aver acquistato un programma per la gestione della loro attività e di non essere soddisfatti perchè manca sempre qualche funzionalità, il programma non fa quello che vorrebbero, oppure (peggio ancora) ammettono di avere effettuato di impulso l’acquisto spinti da una pubblicità accattivante per poi accorgersi dopo poco tempo di avere tra le mani un prodotto che non fa al caso loro.

Cosa significa quindi “analizzare le esigenze della propria attivita” ? Vuol dire semplicemente di mettere nero su bianco tutte le funzionalità che il nuovo programma dovrà avere suddividendolo per aree. Se abbiamo ad esempio un’attività di concessionaria auto potremmo avere la necessità di 3 macro funzionalità collegate tra di loro:

• Gestione contabile;
• Gestione autosalone;
• Gestione officina.

Se pensiamo che un domani la nostra attività potrebbe includere anche il noleggio, dovremmo avere la possibilità di aggiungere un nuovo ramo senza per forza dover sostituire il software gestionale. E se si aggiungesse anche un’assicurazione da proporre ai nostri potenziali clienti? Stesso discorso. L’ideale quindi è sempre quello di informarci per l’acquisto di un software gestionale solo dopo avere fatto questo step. La cosa potrebbe essere data per scontata ma in questi anni di attività e di numerose consulenze informatiche possiamo tranquillamente affermare che non è sempre così.

Quando le aziende non vogliono sostituire il software gestionale

Un altro scenario che spesso capita è il seguente: l’azienda utilizza un programma gestionale da diversi anni e si è resa conto che non è più in linea con le proprie esigenze. Dopo avere effettuato tutte le valutazione ed essere giunti alla conclusione che il programma attuale non è scalabile si propone un nuovo software. Di fronte alla proposta di sostituzione del programma gestionale si fa largo il malcontento tra i dipendenti. Il motivo qui è quasi sempre lo stesso: il cambiamento spesso spaventa.

Il fatto di dover imparare da zero un nuovo programma è uno dei motivi principali che frenano un’azienda.  Sicuramente non è una situazione piacevole ma se il nuovo programma:

• fosse più efficiente;
• prevederebbe nuove funzionalità;
• permetterebbe a regime di risparmiare moltissimo tempo;
• si interfacciasse con altri sistemi in azienda;

Varrebbe forse la pena di effettuare la migrazione? La risposta è senza dubbio positiva a patto di essere affiancati da seri professionisti durante questo delicato processo.

Gestionale standard oppure personalizzato?

Una volta individuato tutto quello che dovrebbe fare un software gestionale occorre passare allo step successivo: acquistare un gestionale standard già esistente sul mercato oppure farsi realizzare un gestionale su misura?

Per rispondere a questa domanda occorre considerare alcune variabili:

• la scalabilità aziendale;
• il budget a disposizione;
• la tipologia di attività.

Se ho un’attività standard, ad esempio un piccolo negozio di profumi e sto cercando un programma per gestire le mie vendite ed il magazzino, probabilmente in commercio troverò diverse soluzioni già pronte che potrebbero fare al caso mio. Che io debba gestire 50,100 o 1000 articoli poco cambierebbe: la mia attività è ben definita, così come le mie esigenze.

Nel caso in cui avessi invece una startup e mi volessi dedicare alla fornitura di servizi innovativi ai miei clienti la situazione si ribalterebbe. Potrei avere la necessità di avere esigenze specifiche che attualmente in commercio non esistono. In questo caso la scelta di farmi realizzare un software su misura sarebbe sicuramente la più indicata.

Esiste poi una terza casistica che potremmo definire ibrida: ho un’attività che prevede l’uso di diversi software molto specifici che tra di loro non riescono a dialogare. In questo caso si potrebbe creare un’interfaccia software personalizzata per mettere in comunicazione tutti questi programmi, gestendo magari alcune funzionalità da un unico pannello.

Per scegliere un buon software gestionale quindi occorre sempre fare prima un’analisi interna per capire le proprie esigenze per poi valutare se adottare un gestionale standard oppure farsene realizzare uno su misura. Non esiste una soluzione migliore dell’altra così come non esiste il gestionale perfetto. Ogni realtà aziendale è diversa dall’altra e potrebbe avere specifiche uniche nel suo genere e non replicabili altrove. Affidarsi a dei professionisti in questo caso non deve mai essere visto come un costo ma come un’opportunità per risparmiare in futuro tempo e denaro, migliorando i propri processi aziendali e cercando una soluzione la più possibile scalabile per evitare un domani di dover ricominciare tutto da capo.